第三章　做事要讲方法

万事离不开方法，世界离不开秩序。

——斯威夫特

打靶要对着靶心

天下的事是永远做不完的，最难的不是知道做什么，而是知道不做什么。就像打枪射箭一样，只有集中在靶心才有好成绩。打靶的人说，当进入状态时，就会觉得靶心越来越大，找到靶心太重要了。当年微软提出计算机将进入家庭、进入办公室时，许多人一笑，说你有没有搞错？要创造一个东西叫软件，摸不着看不见，以非常低廉的价格卖给用户，摸不着看不见的东西怎么卖？然而微软没有动摇，最终做大、做成功了。

重视计划的作用

计划就是订立一个目标和达到目标的步骤。目标其实是航标灯，指引我们的方向。

做事没有目标会偏离方向，达不到想要的效果。

做事没有计划会东一榔头，西一棒子，浪费时间和精力。

计划不是条条框框，而应是一种机动的、与实际操作相吻合的手段。

在日本，对管理有这么一种认识——“管理就是做计划”，他们把《孙子兵法》《三国演义》等奉为管理学的教科书，正是基于这种认识。如果从计划的角度来看，《孙子兵法》是在教授如何做计划的指导书，而《三国演义》则是各种计划案例库。

计划，就是在正式将工作付诸实施前，在脑子里“虚拟”地去完成工作的全过程。针对明确的工作目标，去配置为达到目标所必需的各种资源，去排除各种不确定因素，去选择一条适合自身特点的达到工作目标的道路，落实在纸上，就是计划。

一个计划需要回答以下几个问题：必须做什么，应该怎么做，什么时候做完，谁来做，做到什么标准，花费多少。

那么，单纯就“做计划”这件事本身，有什么意义呢？换句话说，如果不做计划，是不是也行呢？

对于这个问题，我想拿围棋来做例子。大家知道，判定一个棋手水平高低，主要看他的计算能力。一般业余棋手能算清十步左右的变化，已经称得上业余高手了，而对于职业高段棋手，他们的计算能力是惊人的。比如日本的赵治勋，经常在序盘阶段，就开始“长考”，一“考”就是三四小时。我曾经对之不甚理解，面对空荡荡的棋盘，到底有什么可“考”的呢？就此问题，还专门请教一位国手，他告诉我，像这样的“长考”，一般是要算清楚终盘“官子”的大小！也就是说，从开始一直算到结束，最终算清楚棋盘上的各种变化，最终选择一条适合自己的路数，并控制着局面向自己需要的方面发展。其实，他也是在做计划。对房地产项目开发而言，做计划的过程，首先就是对项目的熟悉和对项目开发流程的熟悉的过程。通过做计划，希望能达到这样的效果：当你面对项目宗地，闭上眼睛，就能“看”到项目的各个细节，“看”完项目从构思到移交的全过程。通过做计划，可以提高项目经理对项目的理解和把握。

奇迹就是这样诞生的

这是发生在第二次世界大战中期，美国空军和降落伞制造商之间的真实故事。

当时，降落伞的安全性能不够。在厂商的努力下，合格率已经提升到99.9%，但仍然还差一点点。军方要求产品的合格率必须达到100%。对此，厂商不以为然。他们认为，没有必要再改进，能够达到这个程度接近完美。他们一再强调，任何产品不可能达到绝对100%的合格，除非出现奇迹。

不妨想想，99.9%的合格率，就意味着每一千个伞兵中，会有一个人因为跳伞而送命。

后来，军方改变检查质量的方法，决定从厂商前一周交货的降落伞中随机挑出一个，让厂商负责人装备上身后，亲自从飞机上跳下。

这个方法实施后，奇迹出现了：不合格率立刻变成了零。

学会将你要办的事情分类

有时做事，我们会发现事情多如牛毛，过去的事情和现在的事情都挤在了一块。一闭上眼睛，脑海就浮现出这件或那件事，数也数不过来。有人会丢掉一些事不做，有人会让一些事草草了结，和没做差不多。有人会加班加点，被时间挤破头，筋疲力尽地一件件做完这些事。怎么会这样？我们到哪儿去找时间来做？怎么才能把事情都做好，并且是秉着要做就做最好的原则？要解决这个问题，我们需要统筹规划时间和精力。

把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类，分别对待。

所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须集中精力，一气呵成。对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下按顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上WC的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！

这样来进行分类，我们可以把零碎的时间利用起来。在零碎的时间里做事不会让你产生任何烦恼，并且专心做好一些更重要的事情。

你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境，这些工作包括查看电子邮件、和同事或上级的交流、浏览你必须访问的BBS、打扫卫生等。这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时间里处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

专长要用在有用的地方

有个鲁国人擅长编草鞋，他妻子擅长织白绢。他想迁到越国去。友人对他说：“你到越国去，一定会贫穷的。”“为什么？”“草鞋，是用来穿着走路的，但越国人习惯于赤足走路；白绢，是用来做帽子的，但越国人习惯于披头散发。凭着你的长处，到用不到你的地方去，这样，要使自己不贫穷，难道可能吗？”

这个故事告诉人们：一个人要发挥其专长，就必须适应社会环境的需要。如果脱离社会环境的需要，其专长也就失去了价值。因此，我们要根据社会的需要，决定自己的行动，更好地发挥自己的专长。

先送水还是先送饭

我们要救一个在沙漠里的要渴死和饿死的人，该先送水还是先送饭呢？这其实是要看那个人此时最需要的是什么。只有先送水才能把那个人从死亡的边缘救回来。水比饭要好消化得多。其实做任何事都应该对事情有个定位。这个定位在心里有个概念以后，做起事来就会不自觉地按照应有的时间和次序去做。

我们来把事情按轻重缓急分类。

1.重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先，是必须立刻去做或在近期内要做好的工作。

2.重要但不紧急。在我们工作之中，大多数真正重要的事情都不是急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。从对这类工作的重视程度，可以分辨出一个人办事有没有效率。所以我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。

3.紧急但不重要。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它归入次优先工作中去。

4.繁忙。很多工作只有一点用，既不紧急也不重要，而我们却常常在做重要的事情前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会让你分心，它们给你一种有事可做和有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。

做事要分清轻重缓急

我们要立马做的事就是最重要最紧急的事，来不得任何拖延。做完了一件事后又可依此方法对下面的事进行分类。那么我们依据什么来分清轻重缓急，设定优先顺序呢？

成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情，如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方？有三个判断标准。

1．我必须做什么？

这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

2．什么能给我最高回报？

应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。（巴莱托定律）

所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。

前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。

因此，勤奋＝效率＝成绩／时间

勤奋已经不是时间长的代名词，勤奋是最少的时间内完成最多的目标。

3．什么能给我最大的满足感？

最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才能和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。

通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

练习分清事情的轻重缓急，逐步学习安排整块与零散时间。不要避重就轻。事情肯定会有轻重缓急，先集中时间，把最重要的先完成，不重要的拖拉了自己也不后怕。利用好零散的时间做事，可以不知不觉就完成了烦琐的杂务。这一步最重要的是不要怕做难做的事。

制定标准是一个好方法

有一个小和尚担任撞钟一职，半年下来，觉得无聊至极，“做一天和尚撞一天钟”而已。有一天，住持宣布调他到后院劈柴挑水，原因是他不能胜任撞钟一职。小和尚很不服气地问：“我撞的钟难道不准时、不响亮？”老住持耐心地告诉他：“你撞的钟虽然很准时，也很响亮，但钟声空泛、疲软，没有感召力。钟声是要唤醒沉迷的众生，因此，撞出的钟声不仅要洪亮，而且要圆润、浑厚、深沉、悠远。”

本故事中的住持犯了一个常识性管理错误，“做一天和尚撞一天钟”是由于住持没有提前公布工作标准造成的。如果小和尚进入寺院的当天就明白撞钟的标准和重要性，我想他也不会因怠工而被撤职。工作标准是员工的行为指南和考核依据。缺乏工作标准，往往导致员工努力方向与公司整体发展方向不统一，造成大量的人力和物力资源浪费。因为缺乏参照物，时间久了员工容易形成自满情绪，导致工作懈怠。制定工作标准尽量做到数字化，要与考核联系起来，注意可操作性。

皮格马利翁效应

皮格马利翁（Pygmalion）是希腊神话中的塞浦路斯国王，同时还是一位出色的雕塑家。他精心雕塑了一座少女像，美丽动人，皮格马利翁真心地爱上了她。结果，奇迹发生了，塑像被皮格马利翁的真心所打动，少女“活”了。

热情和冷漠都是有感染力的，尤其是对于年轻人，管理期望具有极其神奇的影响。一个年轻人遇到的第一位管理者很可能是对于他的职业生涯最有影响力的人。如果这位主管不能够或者不愿意教给年轻人有效完成工作任务所必需的技能的话，年轻人就会建立比他们实际能达到的标准低的个人标准，他们的自我形象也会因此被降低。

管理者做事情就是赋予这些“少女”积极的期望与热情和应有的标准。

效蟑之驴

古希腊有个寓言是这样讲的：一头驴听说蟑唱歌好听，便头脑发热，要向蟑学习唱歌。

于是蟑就对驴说：“学唱歌可以，但你必须每天像我一样以露水充饥。”驴听了蟑的话，每天以露水充饥，结果呢，没有几天，驴就饿死了。

这个故事讲起来有点残忍，可现实生活中像驴这样的人还很多。作为一个企业家，如果也凭着一时兴趣、一时爱好去干事，试想，结果会比驴好到哪里去呢？

感觉在某种程度上是出于感性的东西，而企业的老板单凭着感觉去开发产品是会走向盲区的。我们做事也同样不能仅凭感觉，要看对象，看时机，看条件，看环境。既不能顺其自然，也不能盲目创新。否则做事就是不负责的游戏而已。